Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử, việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử từ bản chính đang trở thành giải pháp thiết thực, mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước.

1. Bản sao chứng thực điện tử là gì?

Theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ:

Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy, có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận bản sao điện tử là đúng với bản chính.

📌 Giá trị pháp lý: Bản sao điện tử đã chứng thực có thể sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Lợi ích khi sử dụng bản sao điện tử chứng thực

Việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử mang lại nhiều tiện ích cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước:

✅ Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức khi thực hiện TTHC.

✅ Không cần xuất trình bản giấy khi thực hiện các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.

✅ Tái sử dụng nhiều lần cho nhiều hồ sơ khác nhau, không cần chứng thực lại.

✅ Thuận tiện cho cán bộ tiếp nhận nhờ vào khả năng xác minh nhanh chóng qua chữ ký số và dấu chứng thực điện tử.

✅ Góp phần giảm tải công việc hành chính, nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ.

📊 Theo Bộ Tư pháp, năm 2019 có hơn 102 triệu bản sao chứng thực được thực hiện. Nếu tái sử dụng được 30%, xã hội có thể tiết kiệm trên 428 tỷ đồng/năm.

3. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Phòng Tư pháp cấp huyện: Thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước cấp.

UBND cấp xã: Thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

4. Hướng dẫn và lưu ý khi yêu cầu cấp bản sao chứng thực điện tử

Đăng ký tài khoản DVCQG:

Truy cập: https://dichvucong.gov.vn

Đăng ký bằng SIM chính chủ (thông tin CMND/CCCD trùng với đăng ký thuê bao).

Đặt lịch hẹn chứng thực (nếu cần):

Đăng nhập Cổng DVCQG → Chọn cơ quan → Đặt lịch.

Khi đến chứng thực:

Mang theo bản chính cần chứng thực và giấy tờ liên quan.

Nộp lệ phí theo quy định tại cơ quan chứng thực.

Nhận kết quả:

Bản sao điện tử được gửi về tài khoản DVCQG hoặc email.

Thời hạn giải quyết:

Trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15h.

Trường hợp phức tạp, có thể kéo dài thêm tối đa 02 ngày làm việc, hoặc theo thỏa thuận.

5. Điều kiện đối với bản chính khi yêu cầu chứng thực điện tử

⛔ Không được chứng thực nếu bản chính:

Bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng, không rõ nội dung.

Đóng dấu “mật” hoặc ghi rõ không sao chụp.

Có nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội.

Là giấy tờ do cá nhân lập mà không có xác nhận, đóng dấu cơ quan có thẩm quyền.

🌍 Đối với giấy tờ nước ngoài:

Phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc "có đi, có lại".

Không cần hợp pháp hóa lãnh sự đối với: hộ chiếu, thẻ cư trú, bằng cấp, bảng điểm,...

Kết luận:

Việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử không chỉ đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý mà còn mang lại sự tiện lợi rõ rệt cho người dân và doanh nghiệp. Hãy chủ động tạo tài khoản dịch vụ công quốc gia và sử dụng bản sao điện tử trong các giao dịch hành chính ngay hôm nay./.